For en tid tilbake hadde jeg trening med en prosjektgruppe for et av Norges største entreprenørselskap. De skulle levere inn et anbud på et veiprosjekt som var verdt nesten en milliard kroner. Det var et prestisjeprosjekt for selskapet, og selvfølgelig også for hver enkelt person i prosjektgruppen. Flere av medlemmene i gruppen var opprinnelig ingeniører eller teknikere, som etter hvert hadde blitt ledere, i tillegg var det en advokat, en økonomiansvarlig og en fra HR avdelingen som hadde ansvaret for HMS. Ingen av deltakerne hadde vært med på å presentere anbud til et så stort prosjekt før, og stemningen under vår første workshop var en anelse sitrende og spent. Flakkende blikk, nervøs latter og ulike non verbale signaler som bar preg av usikkerhet og litt redsel.
Min første oppgave som rådgiver var å skape trygghet i rommet og å bygge tillit.
Da deltakerne presenterte seg la jeg merke til hvilke non verbale signaler hver enkelt deltaker ga ut i rommet. Jeg la også merke til hvordan deltakerne kommuniserte non verbalt seg i mellom. Noen hadde tette relasjoner, noen var usikre på hverandre eller ukjente for hverandre, og noen virket rett og slett som om de ikke likte hverandre så godt.
Dette er signaler som vi selv ofte ikke er klar over, men som en nøytral person utenfor ganske lett kan få øye på. Jeg, som er kommunikasjons-rådgiver, ser slikt veldig kjapt, men hva med juryen som skulle avgjøre hvem vinneren av dette anbudet skulle bli? De legger også merke til slike signaler, bevisst eller ubevisst. I slike anbudsprosesser kan det være små marginer som avgjør hvem som vinner blant flere svært kompetente tilbydere. Derfor jobbet vi mye med å skape trygghet i gruppen de første gangene. Vi snakket om roller og hvem som skulle ha ansvaret for hva. Vi snakket om hvordan de kunne framstå som mer selvsikre og trygge samlet, og vi snakket om hvilke følelser vi ønsket at juryen skulle sitte igjen med etter å ha møtt dem.
Også profesjonelle juryer har følelser og blir påvirket av disse…
Prøv å husk tilbake på en situasjon hvor du selv har vært utsatt for et stort press, og det har vært avgjørende for resultatet hvordan du har taklet situasjonen.
- Hvilke ubevisste signaler gir kroppsspråket ditt under press?
- Blir armene dine litt stive og robot-aktige?
- Sier du ofte eeeehm…?
- Flakker du med blikket ditt?
Dette bør du øve på.
Det finnes mange konkrete øvelser som gir raske resultater.
Mine to aller beste tips når du øver på dette er:
- Øv foran et videokamera og studer etterpå både din verbale og non verbale presentasjon.
- Øv sammen med noen som kan gi deg direkte og konstruktive tilbakemeldinger.
Din kommunikasjonsform kan avgjøre om du lykkes eller ikke.
Lurer du på hvordan det gikk med prosjektgruppen i anbudsprosessen?
Det skal du få høre mer om i neste uke!
I serien «Alt handler om kommunikasjon!» deler jeg råd og erfaringer som jeg håper kan være relevant og lærerikt for deg.
Send gjerne forslag til kommunikasjons-utfordringer du ønsker jeg skal ta opp.
